8 wichtige Strategien zur Steigerung der Response Rate bei Umfragen

Es gibt nichts Demotivierenderes, als eine große, wichtige Umfrage zu starten und dann festzustellen, dass keiner Ihrer Befragten auch nur die Absicht hat, sie auszufüllen. 

Umfragen sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Unternehmen wichtige Informationen über alles Mögliche zu liefern, von der Kundenzufriedenheit bis hin zu den Erwartungen der Verbraucher an das nächste große „Ding“. Sie sind außerdem unglaublich kosteneffizient und ermöglichen es Ihnen, eine große Anzahl von Menschen zu erreichen. Wenn Sie sich jedoch auf Umfragen verlassen wollen, um wichtige Informationen zu erhalten, müssen Sie wissen, welche Taktiken Sie anwenden müssen, um eine hohe Response Rate zu erreichen.

In diesem Blog erläutern wir, was die Response Rate von Umfragen überhaupt ist, untersuchen die Vorteile hoher Response Rates von Umfragen, erläutern die Faktoren, die die Response Rate von Umfragen beeinflussen können, und zeigen Strategien zur Steigerung der Response Rate auf. 

Was ist eine Response Rate für Umfragen?

Umfragen sind hervorragend geeignet, um Informationen über Ihre Zielkunden zu sammeln und klaffende Lücken in Ihren Daten zu schließen – aber nur, wenn Sie genügend Personen zum Antworten bringen. 

Eine Response Rate bezieht sich auf die Anzahl der Personen aus Ihrer Stichprobengruppe, die Ihre Umfrage ausgefüllt haben. Berechnet wird sie folgendermaßen:

Response Rate = Anzahl der Personen, die die Umfrage ausgefüllt haben / Gesamtzahl der Personen, an die Sie die Umfrage geschickt haben x 100

Anhand dieser praktischen kleinen Formel erhalten Sie Ihre Response Rate in Prozent – so können Sie die Auswirkungen verschiedener Strategien und deren Wirksamkeit bei Umfragen an Ihre Zielgruppen überwachen.

Es ist wichtig zu wissen, dass Ihre Response Rate nicht dasselbe ist wie Ihre Completion Rate. Während sich Ihre Response Rate auf die Anzahl der Personen bezieht, die Ihre Umfrage abgeschlossen haben, nachdem sie an sie gesendet wurde, ist Ihre Completion Rate der Prozentsatz der Personen, die Ihre Umfrage beenden, nachdem sie sie begonnen haben. Klingt kompliziert? Das muss nicht sein.

Sie können Ihre Completion Rate mit der folgenden Formel berechnen:

Completion Rate = Anzahl der abgeschlossenen Umfragen / Anzahl der Umfrageteilnehmer x 100

Eine hohe Completion Rate deutet darauf hin, dass Ihre Umfragen ins Schwarze treffen.

Faktoren, die die Response Rate von Umfragen beeinflussen können

Zahlreiche Faktoren können sich auf die Bereitschaft (oder Fähigkeit) der Befragten auswirken, Ihre Umfrage auszufüllen. Wenn die Umfrage schwer auszufüllen ist, zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder generell ein schlechtes Erlebnis bietet, werden die Befragten wahrscheinlich nicht ihre kostbare Zeit investieren, um Ihnen Feedback zu geben. 

Ein schlechtes Umfrageerlebnis kann durch Unzufriedenheit mit der Wahl des Themas, schlecht formulierte Fragen, sich wiederholende Fragen, komplizierte Fragen, zu viele Fragen, mangelnde Kohärenz in den von Ihnen untersuchten Bereichen, ein verwirrendes Layout, unklare Anweisungen oder technische Pannen entstehen.

Auch die Art der Umfrage selbst kann sich auf die Ergebnisse auswirken: Die Bereitschaft, eine Papierumfrage auszufüllen, ist möglicherweise geringer als bei einer Online-Umfrage. Sensible Themen – oder besonders Nischenthemen – können zu weniger Ergebnissen führen, ebenso wie Umfragen, die sich für Ihre Stichprobengruppe nicht persönlich anfühlen.

Es gibt auch Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben, wie z. B. das Interessenniveau und die Motivation der Personen in Ihrer Stichprobengruppe, Ihre bisherige Beziehung zu ihnen, sowie demografische Faktoren – wie Lebensstil und Bildung.

Wenn Sie bei jeder Umfrage, die Sie in die Welt hinausschicken, hohe Response Raten erzielen möchten, müssen Sie alle Probleme und Hürden beseitigen, um eine positive Umfrageerfahrung zu ermöglichen. Hilfreich sind auch Anreize zum Ausfüllen, Erinnerungen und Nachfassaktionen sowie die Zusicherung der Anonymität.

So steigern Sie die Response Rate von Umfragen: Unsere 8 wichtigsten Strategien 

Nachdem Sie nun die unzähligen Vorteile der Steigerung der Response Rate Ihrer Umfrage kennen, möchten wir Ihnen acht der effektivsten Strategien vorstellen, mit denen Sie Ihre Zielgruppe zur Beantwortung Ihrer Umfrage bewegen können.

1. Machen Sie es ihnen schmackhaft

Bei so vielen Anforderungen an die Zeit der Menschen ist es nicht verwunderlich, dass Umfragen oft unbeantwortet bleiben. Warum sollte sich jemand in seinem unglaublich stressigen Alltag hinsetzen, um einen ganzen Haufen Fragen zu beantworten? Es gibt einige gute Leute, die das aus Liebe zu Ihrer Marke tun, aber andere brauchen einen sanften Anstoß. Außerdem arbeiten Sie nicht umsonst, also warum sollten Kunden ihre Zeit ohne einen kleinen Anreiz opfern?

Das Angebot von Belohnungen und Anreizen kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Teilnehmer Ihre Umfrage ausfüllen. Sie können alle Befragten an einer großen Verlosung teilnehmen lassen, aber wenn Sie jeder Person, die an Ihrer Umfrage teilnimmt, kleine Anreize bieten, erzielen Sie bessere Ergebnisse. Sie könnten ihnen einen Rabatt auf ihren nächsten Einkauf gewähren oder ihnen als Dankeschön ein Geschenk schicken.

Sie könnten sogar größere Anreize für die ersten 50 bis 100 Personen anbieten, die Ihre Umfrage beantworten, da dies einen Hauch von Dringlichkeit vermittelt und die Geschwindigkeit der Beantwortung erhöht.

2. Erstellen Sie Ihr eigenes Umfragepanel

Eine effektive Möglichkeit, die Response Rate Ihrer Umfrage zu erhöhen, besteht darin, eine Gruppe von vorselektierten Freiwilligen als Ihr Forschungspanel zu bilden. Dies erspart Ihnen die zeitaufwändige Suche nach den richtigen Befragten, und wenn diese sich bereits freiwillig für Ihr Panel gemeldet haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie Ihre Umfrage ausfüllen – und zwar genau dann, wenn Sie sie brauchen.

Es ist wichtig, dass Ihr Forschungspanel vielfältig ist und eine ausreichende Anzahl von Vertretern aus allen Kundensegmenten enthält, die Sie ansprechen wollen und deren Meinungen Sie berücksichtigen müssen. Panels sind besonders nützlich, wenn Sie keinen festen Kundenstamm haben, an den Sie Ihre Umfragen senden können.

3. Nutzen Sie die psychologische Theorie

Haben Sie schon einmal von kognitiver Dissonanz gehört? Keine Sorge: Es ist nicht so beängstigend, wie es klingt. Dissonanz bezeichnet einen Mangel an Harmonie; die kognitive Dissonanz folgt der Theorie, dass Sie durch die Verringerung der Dissonanz in Ihren Umfragen die Entscheidung einer Person, zu antworten, beeinflussen können. Clever, oder?

Einfach ausgedrückt: Wenn Sie eine Umfrage und ein Anschreiben verfassen, die mit dem Wertesystem einer Person übereinstimmen, wird diese eher antworten – vor allem, wenn Sie darauf hinweisen, dass eine Nichtbeantwortung gegen ihre Selbstüberzeugung verstößt. Wenn Sie z. B. an die Hilfsbereitschaft einer Person appellieren, erzeugt die Nichtbeantwortung Ihrer Umfrage ein Gefühl der Dissonanz. Die Person wird dann versuchen, diese Dissonanz zu beseitigen, indem sie, Sie ahnen es, Ihre Umfrage ausfüllt. 

Sie können auch dazu beitragen, indem Sie deutlich erklären, wie Sie das Feedback der Teilnehmer nutzen und verarbeiten werden, und ihnen das Gefühl geben, dass sie wichtig sind, indem Sie betonen, wie wertvoll und transformativ ihr Beitrag sein kann.

4. Achten Sie auf die richtige Zeitplanung

Wenn Sie planen, Ihren Kunden nach dem Kauf eine Umfrage zu schicken, sollten Sie nicht zögern. Untersuchungen haben ergeben, dass die Rücklaufquoten erheblich steigen, wenn Sie um Feedback bitten, sobald Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung geliefert oder genutzt wurde. Das Feedback, das Sie sofort einholen, ist außerdem genauer als Meinungen, die erst ein oder zwei Tage später eingeholt werden.

Wenn Sie Ihre Umfrage rechtzeitig verschickt haben, aber immer noch auf Antworten warten, geben Sie Ihren Kunden einen sanften Anstoß, indem Sie eine Erinnerung an die Umfrage schicken. Wenn Sie bei jeder Kommunikation eine neue Ansprache verwenden, können Sie bis zu drei Nachfassaktionen versenden, ohne dass dies lästig wird. 

Eine weitere gute Taktik besteht darin, den Kreis zu schließen, indem Sie die Ergebnisse oder das Feedback zu den Umfrageergebnissen mitteilen. Diese Art der Nachbereitung erhöht die Bereitschaft Ihrer Kunden, an künftigen Umfragen teilzunehmen, da sie bereits wissen, dass Sie ihre Meinung nutzen werden.

5. Wählen Sie das richtige Medium

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Feedback zu sammeln und Ihre Umfragen zu verbreiten. Der Trick besteht darin, den richtigen Kanal für Ihr Unternehmen, seine Kunden und die Erkenntnisse, die Sie gewinnen möchten, zu wählen. Umfragen per E-Mail können bessere Ergebnisse liefern als Umfragen per SMS – aber wie auch immer Sie Ihre Umfrage gestalten, sie muss einfach zu beantworten sein. Optimieren Sie SMS-Umfragen für Mobiltelefone, oder wenn Sie sich für die E-Mail entscheiden, sollten Sie die Fragen in den Text der E-Mail selbst einbetten, um den Zugriff zu erleichtern. 

6. Vermeiden Sie es, die Dinge zu sehr zu verkomplizieren

Umfragen sollten kurz und bündig sein, sich auf das Wesentliche konzentrieren und auf den Punkt kommen. Wenn Sie zu viele Fragen einführen oder Ihre Fragen zu wortreich, verwirrend oder kompliziert sind, werden sich die Teilnehmer langweilen und schnell aufgeben – was zu niedrigen Antwortquoten führt. Wenn Ihre Umfrage unbedingt länger sein muss, als es für die meisten Menschen angenehm ist, sollten Sie einen guten Anreiz bieten! 

7. Machen Sie Ihre Erwartungen klar

Die Menschen wollen wissen, worauf sie sich einlassen, und das gilt auch für das Anbieten von Feedback. Es ist eine gute Idee, den Teilnehmern zu Beginn der Umfrage mitzuteilen, wie lange das Ausfüllen voraussichtlich dauern wird. Wenn sie in fünf Minuten vor die Tür müssen und das Ausfüllen Ihrer Umfrage sieben Minuten dauert, wissen sie, dass sie nicht sofort damit beginnen sollten. 

Fügen Sie ein paar freundliche Hinweise ein, um die Teilnehmer zum Ausfüllen zu ermutigen, z. B. „fast fertig“ oder „fast geschafft“, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie es bis zum Ende schaffen.

8. Personalisieren Sie Ihre Umfragen

Wie in allen Bereichen der Marktforschung oder der Kundenerfahrung führt auch hier die Personalisierung zu Ergebnissen. Wenn Sie kommunizieren, warum Sie gerade diesen Kunden ausgewählt haben, um Ihre Umfrage auszufüllen, wird er sich wertgeschätzt fühlen – und mehr als nur eine weitere Nummer sein. Fügen Sie wichtige Informationen hinzu, die Sie bereits über den Kunden haben, und sprechen Sie ihn auf eine menschliche Art an. Zum Beispiel: „Hallo John, wir hoffen, Sie haben viel Spaß mit Ihrem neuen Cocktailshaker. Hätten Sie etwas dagegen, wenn wir die Party unterbrechen, um Ihnen ein paar kurze Fragen zu Ihren Erfahrungen zu stellen?“

Wie kann Forsta helfen?

Die Online-Umfrage-Software von Forsta kann Ihnen helfen, Ihre Kunden wirklich zu verstehen, die Beteiligung an Umfragen zu erhöhen und die Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihr Unternehmen verändern werden. 

Nutzen Sie unsere Word Uploader Funktion oder unsere vorgefertigten Templates, durch die die Erstellung von Umfragen noch nie so schnell war. 

Mit mehreren Erfassungspunkten (CATI, CAWI, CAPI) und Geräteerkennungsfunktionen schaffen wir ein besseres Umfrageerlebnis, um eine bessere Response Rate zu erzielen. Und da wir die höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern.

Egal, ob Sie ein Einsteiger oder ein erfahrener Profi sind, unsere Software bietet Ihnen alles, was Sie brauchen. Laden Sie unser Datenblatt herunter und erfahren Sie mehr.

Sind Sie bereit für Ihre nächste Kundenumfrage?

Die Response Rates bei Umfragen liegen in der Regel zwischen 20 und 30%, wobei eine Antwortquote von 50% als erfreulich hoch und 10% als besorgniserregend niedrig angesehen werden. Wenn Sie sich derzeit am unteren Ende befinden, machen Sie sich keine Sorgen. Befolgen Sie die Tipps und Techniken in diesem Blog, und Sie werden Ihre Response Rates im Handumdrehen steigern können.

Und wenn Sie die Hilfe von Marktforschungsprofis benötigen, rufen Sie uns einfach an.